Een succesvolle office manager heeft een sleutelrol in een kantoor. Jij kunt een organisatie letterlijk maken of breken. Jouw rol is om het kantoor te leiden, maar management is rol waarbij je veel ballen hoog moet houden met een grote verantwoordelijkheid. Uitdagingen zijn onvermijdelijk, vooral bij de overgang naar een hybride werkmodel. Wij helpen je om je goed voor te bereiden om deze uitdagingen te voorkomen en/of te overwinnen. Laten we samen gaan kijken!

‍

1) Bezetting beheren

Een grote uitdaging voor office managers binnen een hybride werksysteem is het beheersen van de bezettingsgraad van kantoren. Je wilt voorkomen dat er niemand naar kantoor komt, maar ook dat er een overloop is en er niet genoeg bureaus beschikbaar zijn voor het aantal medewerkers. Het is niet raadzaam tijd te verspillen aan het raden naar het aantal personeelsleden dat elke dag op kantoor gaat zijn. Dit levert je extra werk op wanneer jouw inschatting niet goed blijkt te zijn en er te veel mensen op kantoor komen. Jij bent dan de persoon die dit op moet lossen.

‍

De aanwezigheid op kantoor bijhouden met een Excel-spreadsheet wordt onbeheersbaar, vooral voor middelgrote tot grote bedrijven. Gelukkig zijn er hulpmiddelen die kunnen helpen je. Een werkplek reserveren app, bijvoorbeeld. Met dergelijke software kunnen werknemers een bureau op kantoor reserveren. Of dit nu voor een bepaald aantal uren is of voor een hele dag. Zodra medewerkers aankomen, checken ze in. Als admin kan je in een oogopslag het aantal reserveringen voor de komende dagen zien in een dashboard. Ook kun je op de dag zelf de daadwerkelijke bezettingsgraad zien. Dit is een veilige optie, bijvoorbeeld bij een onverwachte evacuatie. Je ziet meteen hoeveel mensen er in het kantoor zijn en waar ze zitten.

‍

Daarnaast helpt het werknemers hun kantoorbezoek en samenwerkingsactiviteiten beter te plannen. Een werkplek wordt de thuisbasis voor team bonding evenementen, samenwerking en het opbouwen van sociale banden, wat essentieel is voor het opbouwen van een bloeiende en verbonden werkplek. De juiste ruimte voor deze belangrijke momenten zorgt ervoor dat jouw werknemers zich meer verbonden voelen met jouw bedrijf. Dit is ook goed voor de werknemerservaring!

‍

2) Creëer een geweldige employee experience in een flexkantoor

Sinds de komst van een hybride werkmodel moeten bezoeken aan het kantoor de moeite waard zijn voor jouw werknemers. Dit kan veel druk leggen op je als office manager. Door gebruik te maken van een desk booking software, haalt je een deel van die druk van jouw schouders. Door inzicht te hebben in de bezetting van het kantoor, kan je hier beter op anticiperen qua resourceplanning. Wanneer je precies weet hoeveel mensen er de volgende dag op kantoor zullen zijn, helpt dit je om efficiënter in te kopen. Bijvoorbeeld door te anticiperen op het boodschappenlijstje voor onder andere lunch, koffie, thee, toiletartikelen of printbenodigdheden. U voorkomt dat u een overschot aan producten koopt die verloren kunnen gaan of dat u te weinig inkoopt. Daarnaast helpt inzicht in de kantoorbezetting bij de schoonmaakroosters, het inplannen van beschikbare parkeerplaatsen en zelfs toegangspassen tot het pand. Daarnaast kan je kantoor jouw een stuk efficiënter inrichten op basis van de verwachte instroom. Meer over ruimtebeheer leest u verderop in dit artikel in hoofdstuk 5.

‍

Wanneer medewerkers merken dat alles tijdens hun kantoorbezoek goed georganiseerd is, voorkomt je irritatie en vergroot het de kans op een positieve ervaring! Deze werknemerservaring kan ertoe leiden dat het personeel geneigd is vaker terug te komen naar kantoor. Voor veel bedrijven blijkt het zelfs moeilijk om hun personeel weer op kantoor te krijgen. Als je hier meer diepgaande informatie over wil, nodigen wij je uit om ons artikel Tips om mensen weer naar kantoor te krijgen te lezen .

3) Interne communicatie

Wanneer er nieuws is binnen het bedrijf, ben jij negen van de tien keer verantwoordelijk voor de interne communicatie ervan. Dit kan zijn het aankondigen van een nieuw beleid (zoals het hybride werkmodel), nieuws over leveranciers, of persoonlijk nieuws van een collega. Wanneer je binnen een hybride omgeving werkt, blijkt het verspreiden van deze berichten en het bereiken van jouw collega's behoorlijk lastig. Een grote vraag waar veel office managers mee worstelen is: hoe bereik ik iedereen met mijn aankondiging?

‍

Misschien merk je dat werkgerelateerde communicatie meer in silo's verloopt. De meeste hybride organisaties hebben last van communicatiesilo's, omdat teams belangrijke informatie niet met elkaar delen. Voor je als office manager kan dit een uitdaging zijn, omdat informatie nu in twee silo's bestaat: op kantoor en op afstand. Hoe vermijd of raak je communicatiesilo's kwijt in jouw hybride werkplek? Wij delen graag onze tips met je: 

‍

• Investeer in de juiste kanalen
  Een nadeel van hybride werken is dat in de stroom van alle schriftelijke communicatie jouw boodschap verloren kan gaan. Het vinden van het juiste communicatiekanaal is daarom een must. Dit creëert een plek waarvan werknemers weten dat ze daar alle belangrijke updates en nieuws over het kantoor en het bedrijf kunnen vinden. Dit kan een intranet zijn, een specifiek kanaal op Slack of een dagelijkse e-mail update. Je kunt ervoor kiezen om dit kanaal puur te gebruiken voor het versturen van cruciale informatie. Voor vragen kunnen mensen terecht bij je of een andere relevante contactpersoon. Zo blijft het kanaal duidelijk en overzichtelijk.

• Gebruik meer aantrekkelijke communicatiemiddelen
  Een andere manier om te voorkomen dat jouw boodschap verloren gaat in de hoeveelheid schriftelijke communicatie die we tegenwoordig ontvangen, is om meer aantrekkelijke berichten te gebruiken. Denk aan het sturen van een GIF, een spraakbericht of een video. Je kunt veel inspiratie halen uit sociale media. Zorg ervoor dat jouw bericht kort en krachtig is, zodat medewerkers zo min mogelijk tijd nodig hebben om het te lezen, maar jouw boodschap wel overkomt! Een leuke tool is Loom. Met deze gratis extensie die je kan downloaden voor Google Chrome kan je met één simpele klik een snelle video opnemen voor jouw team. Zodra je de opname stopt, wordt je onmiddellijk doorgestuurd naar de pagina waar de video kan worden bekeken.
  

‍

• Ga door met beleid voor communicatie op afstand
  Misschien heeft het bedrijf jouw tijdens de pandemie geëxperimenteerd met het opnemen van videovergaderingen, zodat werknemers deze op een later tijdstip kunnen bekijken. U kunt dit natuurlijk blijven doen in een hybride omgeving! Als bedrijf kan je besluiten om brede communicatie "digital-first" te maken. Dit is natuurlijk niet alleen aan je als office manager om te beslissen, maar je kan hier veel inspraak in hebben en het beste zien hoe het daadwerkelijk werkt op kantoor. Ook wat betreft de interne communicatie. Het voordeel van videocontent is dat het ook boeiender werkt voor medewerkers.
  
  Een ander groot voordeel van een afstandsvriendelijk communicatiebeleid is dat het je ook in staat stelt om proximity bias te vermijden. Kort gezegd staat proximity bias voor de onbewuste voorkeur van werkgevers voor werknemers die op kantoor werken boven werknemers die op afstand werken. Proximity - of distance - bias kan allerlei onbedoelde gevolgen hebben voor individuele werknemers, teams en de hele organisatie. Het onbewust bevoordelen van werknemers op kantoor kan toptalent doen afhaken. Door een afstandsvriendelijk communicatiebeleid te hanteren kun je proximity bias voorkomen. Wil je meer weten over dit onderwerp? Toptal geeft je meer informatie in hun artikel over hoe je werknemers op afstand eerlijk kan behandelen in een hybride werkplek.
  

• Houd een enquête
  Een andere tip is om regelmatig feedback te vragen. Hoe ontvangen en interpreteren verschillende teams of medewerkers jouw berichten? Misschien vindt slechts 40% de manier van communiceren binnen het hybride systeem efficiënt. In dat geval moeten we naar de oorzaak kijken. Ligt het aan de kanalen die je gebruikt? De manier waarop je communiceert? De frequentie van de communicatie? Het is ook goed om in gedachten te houden dat er geen "one size fits all" is als het gaat om interne communicatie. Zie medewerkers als verschillende "doelgroepen". Zich met hen kunnen identificeren is cruciaal. Ten eerste is niet iedereen bevoegd om toegang te krijgen tot bepaalde informatie. Ten tweede is deze informatie voor sommige medewerkers zelfs overbodig. Je hoeft niet alles alleen te doen! Vraag dus zeker ook andere managers in het bedrijf om je te helpen met de interne communicatie. 

‍

4) Beheer van de ruimte

Voor veel bedrijven en werknemers is de functie van een kantoor veranderd. Het is niet langer de plek om te werken, dit kan immers ook vanuit huis! Voor je als office manager kan dit een uitdaging zijn. Want wat is nu precies de functie - aka het "waarom" - van jouw kantoor en hoe beheert je de ruimte zo optimaal mogelijk binnen het nieuwe hybride beleid?

‍

Wij adviseren je om te beginnen met het inventariseren van jouw ruimte. Je kunt jezelf vragen stellen als:

• Hoeveel vierkante meter ruimte heb ik in totaal beschikbaar?
• Wat is de totale capaciteit van de werkplek? En wat is de capaciteit van elke afzonderlijke ruimte? 
• Hoeveel bureaus heb ik nodig? 
• Wat is de functie van elk van onze ruimtes? (Plekken om geconcentreerd te werken, zones waar mensen kunnen kletsen, ruimtes die creativiteit stimuleren en/of bevorderen)
• Welke technologieën heeft elke ruimte nodig?

Daarnaast is het ook goed om te weten wat jouw medewerkers precies stimuleert om naar het kantoor te gaan. Stel hen bijvoorbeeld vragen als:

‍

- Wat trekt je aan om ter plaatse te werken?

- Welke ruimten gebruikt je het meest en welke het minst?

- Welke soorten ruimte heeft je nodig om productief te zijn op kantoor?

Overweeg ook om nieuwe werknemers te vragen wat zij nodig hebben voor hun inwerken. Het kantoor kan in het begin een andere functie voor hen hebben. Dit geldt ook voor specifieke teams die eigenlijk meer dan gemiddeld op kantoor willen werken (zoals klantenservice).

‍

‍

Gebruik key performance indicators (KPI's)

Heeft je de medewerkers van jouw ondervraagd? Is je klaar om te beginnen met de herinrichting van jouw kantoorruimte? Maak KPI's om jouw succes te meten. Is het doel van jouw om meer creatieve vergaderruimtes toe te voegen om de samenwerking of de aanwezigheid te vergroten? U kunt dit meten door de aanwezigheid van werknemers of hun samenwerking te controleren.

‍

Maak het het personeel van jouw zo makkelijk mogelijk om het kantoor te begrijpen. Geef ze een rondleiding door het gebouw, je kan hier zelfs een leuk bedrijfsuitje van maken! Of richt de desk booking tool goed in met de verschillende interactieve plattegronden en gebruik eventueel bewegwijzering.

‍

Het efficiënt beheren van jouw office geeft je als office manager niet alleen overzicht en meer rust, maar zorgt ook voor kostenbesparing. Huur en kantoormeubilair kunnen een grote uitgave zijn voor een bedrijf. Zeker als de ruimte slecht gepland is. Met ruimteplanning kan je helpen een ruimte te ontwerpen die opener en ruimer aanvoelt en tegelijkertijd de nodige hoeveelheid meubilair heeft voor jouw medewerkers om hun werk te doen. Dit bespaart je op managementoverheadkosten.

‍