Customer Story

Hoe SKJ hun kantoor met succes omvormde tot een flex kantoor

SKJ is een Nederlands onafhankelijk beroepsregister voor jeugdprofessionals binnen de jeugdsector. Zij zijn opgericht in 2013 en erkend door de ministers van Volksgezondheid, Welzijn & Sport, en Veiligheid & Justitie.

Industrie
Non-profit organisatie
Werknemers
65
Locatie
Nederland
Website
https://skjeugd.nl/

Groeien - het gaat niet altijd van een leien dakje. Stichting Kwaliteitsregister Jeugd helpt alle kinderen in Nederland om (zo goed mogelijk) op te groeien in een prettige omgeving door de kwaliteit van Nederlandse jeugdprofessionals te waarborgen. Binnen hun register zijn er maar liefst 60.000 geregistreerde professionals verspreid over het hele land. Veel meer dan aanvankelijk verwacht, waardoor er veel extra personeel nodig was. In slechts 7 jaar tijd is het team van SKJ verviervoudigd. Dit werd al snel een uitdaging omdat de beschikbare kantoorruimte niet meer toereikend was voor het groeiende team. Met behulp van technologie besloot SKJ te vertrouwen op de bureauboekingssoftware van Ciao om hun overgang van een traditionele kantoorruimte met toegewezen bureaus naar een hybride kantoormodel met niet-toegewezen bureaus te ondersteunen. Monique de Vreede, van de afdeling Human Resources bij SKJ, deelt haar ervaring met betrekking tot de overgang van de NGO naar een hybride werkmodel.

"Voor SKJ is het een voordeel om via de Ciao-app bureaus te kunnen blokkeren voor teams in specifieke ruimtes."

Monique de Vreede
Monique de Vreede
Personeelszaken

Over Stichting Kwaliteitsregister Jeugd 

SKJ beoordeelt of de jeugdprofessionals voldoen aan de eisen die gesteld worden volgens de geldende professionele standaard. Zij stellen de mens achter de professional centraal in wat zij doen. Dit resulteert in kwalitatief goede jeugdzorg op alle niveaus. Degenen die hiervan profiteren zijn de kinderen! 

Een groeiend team met minder kantoorruimte


Net als bij veel andere organisaties en bedrijven ontstond ook bij SKJ de wens om midden in de pandemie over te stappen op een hybride werkmodel. In die periode moest het merendeel van het personeel gedwongen thuis werken, maar gelukkig slaagde SKJ erin dit nieuwe werkmodel snel te implementeren.

Een andere uitdaging ontstond toen het team van SKJ tijdens de pandemie exponentieel groeide. Het werd al snel duidelijk dat er niet genoeg bureaus beschikbaar waren voor de medewerkers. Ze misten een systeem waarmee werknemers een werkplek of een plek in dezelfde ruimte als hun directe collega('s) konden bemachtigen. De behoefte aan een tool om hen te helpen de kantoorbezetting te beheren, zoals een werkplek reserveringssysteem, was de volgende logische stap voor hen om te nemen.   

Ciao leek de juiste keuze te zijn omdat het zeer gebruiksvriendelijk is, de web- en mobiele apps intuïtief zijn en het boeken van een bureau slechts een paar klikken kost. 

Van een traditioneel kantoor naar een flexkantoor


Dankzij de desk booking tool van Ciao kan SKJ gemakkelijk zien wie er op kantoor is, op welke dag en waar ze zitten. Een handige functie om op kantoor een veilige afstand te bewaren, maar ook om tijdens de pandemie de bron van een eventuele besmetting te kunnen identificeren. 

Intussen mocht het SKJ team weer volledig naar kantoor komen, maar het was niet de bedoeling dat iedereen 100% van de tijd terug zou komen. Hoewel het kantoor belangrijk blijft voor samenwerking en persoonlijke ontmoetingen, gaven de werknemers aan dat ze deels thuis en deels op kantoor wilden blijven werken. SKJ was meer dan bereid om hen hierin tegemoet te komen. 

SKJ schakelde daarom volledig over op een hybride werkmodel. Een van de uitdagingen waar ze tegenaan liepen was dat de teams met elkaar verbonden moesten blijven en een goede teamgeest ("wij" als team) moesten behouden. Om dit te bereiken gaan alle medewerkers ten minste twee dagen in de week naar het kantoor in Bilthoven. Dit is een manier om met elkaar in contact te blijven en werkervaringen en ideeën face-to-face uit te wisselen. 

Dit beleid werkt goed. Toch moest iedereen eraan wennen dat hij niet 100% van zijn tijd vanuit huis werkt. Het kantoor kan soms best druk zijn met veel prikkels. Hybride werken zorgt in dit opzicht voor een goede balans. Soms werken werknemers vanuit huis waar het meestal rustiger is en soms komen ze naar kantoor waar er meer prikkels zijn. Een desk booking tool is dus een prima manier om jouw bezoek op kantoor te plannen door een desk te reserveren maar ook om te zien wie er op dezelfde dag aanwezig is. 

De onmisbare eigenschap van een werplekbeheer software voor SKJ is het kunnen reserveren van een hele ruimte (of zone) voor een team op specifieke dagen. Als zij naar kantoor gaan, is het handig als collega's van hetzelfde team dicht bij elkaar kunnen zitten. Met de Ciao-app heb je de mogelijkheid om niet alleen speciale zones voor specifieke teams te blokkeren, maar je kan dit ook doen voor specifieke tijdslots. Bij SKJ werken ze met niet-toegewezen bureaus die in verschillende ruimtes staan. Werknemers kunnen ook zelf rechtstreeks een bureau reserveren. 

Ciao's werkplek reserveringssysteem biedt ook een overzicht van de bezetting van het kantoor gedurende de week, wat handig is om te zien wie er naar het kantoor gaat en wanneer. Het boeken van een bureau via het web of de mobiele app is zeer eenvoudig te doen en kan altijd en overal. 

Voor SKJ is de grootste toegevoegde waarde van hybride werken dat ze hun werknemers tegemoet komen en zich kunnen richten op hun welzijn. Bovendien besparen ze op kantoorkosten omdat ze een kleinere werkruimte huren.

Hybride werk als het nieuwe normaal


In de jaren dat SJK de hybrid office software van Ciao gebruikt, hebben medewerkers een duidelijke voorkeur getoond voor de mobiele versie van de app, omdat deze volgens hen zeer intuïtief, functioneel en informatief is. Ze vinden het bijvoorbeeld prettig om te zien welke collega's wanneer op kantoor zijn. Dat is handig als je naar kantoor wil komen, vooral om een aantal van jouw collega's te ontmoeten. SKJ is ook zeer tevreden over de ondersteuning die het van Ciao krijgt. Het Ciao-team reageert zeer snel en efficiënt op vragen. De Ciao-tool wordt voortdurend verbeterd en nieuwe functies worden toegevoegd op basis van de feedback van klanten. We zijn nu een paar jaar verder en SKJ kan niet gelukkiger zijn met de resultaten. De overstap van een traditioneel werkmodel naar een hybride werkmodel met flexibele werkplekken is een groot succes en SKJ ziet hun kantoor niet anders werken!

Wil je meer weten?


Benieuwd hoe Ciao jouw organisatie kan helpen met de integratie van een hybride kantoormodel? U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode of direct contact met ons opnemen voor jouw vragen. 

"De Ciao desk booking tool is onmisbaar voor SKJ om te zien wie er op kantoor is en wanneer"

Monique de Vreede
Monique de Vreede
Personeelszaken

Een flexibele en hybride werkplek creëren

Ciao helpt bedrijven een geweldige werknemerservaring te creëren en de nieuwe uitdagingen van hybride werken op te lossen

Leer meer